Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 lao động, kết quả lao động của từng người, từng bộ phận một cách chính xác kịp thời. + Tính và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho các đối tượng sử dụng. + Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban sử dụng đúng, đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về hạch toán lao động tiền lương, mở sổ cần thiết hạch toán tiền lương theo đúng chế độ, phương pháp. + Lập báo cáo về lao động tiền lương kịp thời, chính xác + Tham gia phân tích tình hình quản lý, sử dụng lao động cả về số lượng, thời gian, năng suất. Trên cơ sở đó, đề xuất các giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. + Phân tích tình hình quản lý, sử dụng quỹ tiền lương, xây dựng phương án trả lương hợp lí nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm. 1.2.2. Nguyên tắc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Trong các doanh nghiệp, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một bộ phận công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh. Việc hạch toán chính xác chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương có vị trí quan trọng, là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá bán sản phẩm. Đồng thời, nó còn là căn cứ để xác minh các khoản nghĩa vụ phải nộp cho ngân sách, cho các cơ quan phúc lợi xã hội. Vì thế để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, đòi hỏi khi hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau: Phân loại lao động hợp lý Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại lao động. Phân loại lao động là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định. Về mặt quản lí và hạch toán lao động thường được phân theo các tiêu thức sau: 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 + Phân loại theo thời gian lao động: Lao động trong doanh ghiệp có thể chia thành lao động thường xuyên, trong danh sách (gồm cả hợp đồng ngắn hạn và dài hạn) và lao động tạm thời mang tính thời vụ. Cách phân loại trên giúp doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dưỡng, tuyển dụng và huy động cân thiết. Đồng thời xác định các khoản nghĩa vụ với người lao động và với nhà nước được chính xác. + Phân loại lao động theo quan hệ với quá trình sản xuất: Lao động trong doanh nghiệp có thể chia thành lao động trực tiếp sản xuất và lao động gián tiếp sản xuất. Lao động trực tiếp sản xuất đó chính là bộ phận công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Lao động gián tiếp đây là bộ phận lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý của cơ cấu lao động. Từ đó có biện pháp tổ chức bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc, tinh giản bộ máy gián tiếp. + Phân loại theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh: Lao động trong doanh nghiệp có thể chia thành lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến; lao động thực hiện chức năng bán hàng và lao động thực hiện chức năng quản lý. Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến bao gồm những lao động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xưởng... Lao động thực hiện chức năng bán hàng là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ như nhân viên bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thị trường... Lao động thực hiện chức năng quản lý là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh và quản lý hành chính của DN như các nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính... Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời, chính xác, phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. Phân loại tiền lương một cách phù hợp 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Do tiền lương có nhiều loại với tính chất khác nhau, chi trả cho các đối tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp. Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lương. Tuy nhiên để thuận lợi cho công tác hạch toán nói riêng và quản lý nói chung xét về mặt hiệu quả tiền lương được chi thành 2 loại đó là tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất lương. Tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng được chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ, tết, ngừng sản xuất... Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ chi phí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lương. 1.2.3. Hạch toán số lượng, thời gian và kết quả lao động Trong quản lý và sử dụng lao động ở doanh nghiệp, cần thiết phải tổ chức hạch toán các chỉ tiêu liên quan về lao động. Nội dung của hạch toán lao động là hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động. + Hạch toán số lượng lao động: Số lượng lao động trong doanh nghiệp thường có sự biến động tăng giảm trong từng đơn vị, bộ phận cũng như phạm vi toàn doanh nghiệp. Sự biến động trong doanh nghiệp có ảnh hưởng đến cơ cấu lao động, chất lượng lao động và do đó làm ảnh hưởng đến việc thực hiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để phản ánh số lượng lao động hiện có và theo dõi sự biến động lao động trong từng đơn vị, bộ phận doanh nghiệp sử dụng “Sổ danh sách lao động”. Cơ sở để ghi vào sổ là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, các quyết định thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc, hưu trí… Việc ghi chép vào “Sổ danh sách lao động” phải đầy đủ, kịp thời làm cơ sở cho việc lập báo cáo về lao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp hàng tháng, quý, năm theo yêu cầu quản lý lao động của doanh nghiệp và của cơ quan quản lý cấp trên. + Hạch toán thời gian lao động: Thời gian lao động của nhân viên cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc thực 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 hiện nhiệm vụ SXKD của doanh nghiệp. Để phản ánh kịp thời, chính xác tình hình sử dụng thời gian lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động của CNV trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng “Bảng chấm công”. “Bảng chấm công” được lập hàng tháng cho từng tổ, phòng, ban,…và do người phụ trách bộ phận hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày theo các ký hiệu quy định trong chứng từ. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào “Bảng chấm công” và chuyển “Bảng chấm công” cùng các chứng từ có liên quan (“Phiếu nghỉ hưởng BHXH”, “Phiếu báo làm thêm giờ”, “Phiếu điều tra tai nạn lao động”…) về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính lương và BHXH. “Bảng chấm công” nhằm theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH,… để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị, vì vậy “Bảng chấm công” phải được treo công khai tại nơi làm việc để công nhân viên có thể thực hiện kiểm tra, giám sát việc chấm công hàng ngày, tham gia ý kiến vào công tác quản lý và sử dụng thời gian lao động “Bảng chấm công” là tài liệu quan trọng để tổng hợp, đánh giá phân tích tình hình sử dụng thời gian lao động, là cơ sở để kế toán tính toán kết quả lao động và tiền lương cho công nhân viên. + Hạch toán kết quả lao động: Kết quả lao động của công nhân viên trong doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố: thời gian lao động, trình độ thành thạo, tinh thần thái độ, phương tiện sử dụng,…Khi đánh giá, phân tích kết quả lao động của công nhân viên phải xem xét một cách đầy đủ các nhân tố trên. Kết quả lao động của công nhân viên trong doanh nghiệp được phản ánh vào các chứng từ: “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”, “Hợp đồng giao khoán”. Tùy theo loại hình, đặc điểm sản xuất, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ chọn sử dụng chứng từ thích hợp để phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 kết quả lao động. Căn cứ chứng từ hạch toán kết quả lao động kế toán lập “Sổ tổng hợp kết quả lao động” nhằm tổng hợp kết quả lao động của từng cá nhân, bộ phận và toàn đơn vị làm cơ sở cho việc tính toán năng suất lao động và tính tiền lương theo sản phẩm cho công nhân viên. 1.2.4. Hạch toán thanh toán tiền lương với người lao động 1.2.4.1. Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản 334 - Phải trả người lao động Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động. Tài khoản 334 - Phải trả người lao động, chi tiết làm 2 tài khoản cấp 2 + Tài khoản 3341- Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng và có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. + Tài khoản 3348 - Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động. 16