Kiểm soát nội bộ - Công cụ hữu hiệu của hoạt động kiểm soát

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ có vai trò rất lớn trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của doanh nghiệp và không chỉ giới hạn ở phạm vi kiểm toán báo cáo tài chính. ở phạm vi rộng hơn và quan trọng hơn, kiểm toán nội bộ phải kiểm toán hoạt động và kiểm toán tính tuân thủ các quy định, các chế độ hiện hành của Nhà nước và của doanh nghiệp… nhưng nhìn chung, kiểm toán nội bộ là vấn đề khá phức tạp và còn mới mẻ ở nước ta. Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) đã định nghĩa về kiểm toán nội bộ như sau: “Kiểm toán nội bộ là hoạt động bảo đảm và tư vấn mang tính độc lập, khách quan được thiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện cho các họat động của tổ chức. Kiểm toán nội bộ giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu thông qua việc đưa ra một cách tiếp cận có hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro, kiểm soát và giám sát”. Theo các chuẩn mực hành nghề kiểm toán nội bộ ban hành tháng 5 năm 1978: “Kiểm toán nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó với tư cách là một sự trợ giúp cho tổ chức đó”. Kiểm toán nội bộ là một bộ máy thực hiện công việc kiểm toán trong tổ chức và do chính nhân viên trong tổ chức tiến hành. Khhi thực hiện công việc, kiểm toán viên nội bộ phải độc lập và khách quan, tức không bị cản trở khi xác định phạm vi công việc trong thực tiễn công việc, trong thực hhiện cong việc và thông báo kết quả của mình. Kiểm toán viên nội bộ phải vô tư, công bằng và không được khoan nhượng về chất lượng cộng việc; đồng thời không để cho sự phán xét trong công việc của mình bị lệ thuộc vào người khác. Ngoài công việc kiểm tra, kiểm toán viên nội bộ có thể tư vấn cho các bộ phận trong đơn vị. Tính chất và phạm vi của hoạt động này tùy theo sự thỏa thuận với bộ phận được tư vấn và dự kiến về việc tăng thêm giá trị và cải thiện hoạt động tổ chức. Thí dụ, các hoạt động tư vấn, trợ giúp, thiết kế quy trình và huấn luyện. Làm tăng thêm giá trị hoặc lợi ích cho các chủ sở hữu,cổ đông, khách hàng… là mục đích của mọi tổ chức. Giá trị có được thôngqua việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ và việc sử dụng tối đa các nguồn lực để thúc đẩy sựgia tăng của sản phẩm và dịch vụ. Kiểm 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 toán viên nội bộ thông qua quá trình đánh giá rủi ro và thu thập bằng chứng, sẽ tăng cường sự hiểu biết và cơ hội cải thiện hoạt động, từ đó góp phần làm tăng thêm lợi ích cho tổ chức. Các thông tin hữu ích được kiểm toán viên gửi đến các cấp quản lý thích hợp bằng những văn bản hoặc ý kiến kiến nghị, đề xuất. Kiểm toán viên nội bộ phải luôn cố gắng để ngày càng hoàn thiện phương pháp thực hiện công việc theo đúng những quy định về trách nhiệm nghề nghiệp trong việc nhận định, phân tích, đánh giá, ghi chép và thông báo kết quả; đồng thời kiểm toán viên nội bộ cũng phải tuân thủ những quy định về mặt đạo đức nghề nghiệp. Đánh giá và cải thiện là chức năng chủ yếu của kiểm toán nội bộ, họ phải tìm hiểu, phận tích sự việc để có những đánh giá thích hợp và đưa ra các đề xuất để cải thiện hoạt động của tổ chức. Mục đích của kiểm toán nội bộ là thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng hoạt động và chất lượng thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, giúp cho công tác điều hành của chủ sở hữu, nhà điều hành doanh nghiệp trong việc giúp phát hiện và khắc phục khâu yếu, ngăn ngừa sai sót, gian lận trong hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời, kết quả kiểm toán nội bộ sẽ góp phần đắc lực và hiệu quả vào việc đảm bảo thông tin kinh tế, tài chính cung cấp cho các đối tựong bên ngoài doanh nghiệp. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ : - kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. - đảm bảo việc tuân thủ chủ trương chính sách, pháp luật của Nhà nước, quy chế và quy trình nghiệp vụ của đơn vị, ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm hoặc không tuân thủ pháp luật, quy trình nghệp vụ dẫn đến rủi ro trong hoạt động. - đảm bảo hoạt động của từng bộ phận trong đơn vị được triển khai đúng định hướng các biện pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ có hiệu lực và hiệu quả. - xác định, đánh giá tính chính xác, đầy đủ, hợp lý của các thông tin trên báo cáo tài chính và báo cáo nghiệp vụ của đơn vị. - kiến nghị với các cơ quan chủ quản cấp trên trong việc sửa đổi, bổ sung, kiến nghị hoặc ban hành mới các cơ chế, quy chế nhằm tăng cường biện pháp bảo đảm an toàn tài sản, tăng hiệu quả hoạt động. 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Đối tượng của kiểm toán nội bộ là các hoạt động kinh tế tài chính, kế toán, kinh doanh của đơn vị, của các phòng ban, bộ phận trong tổ chức, doanh nghiệp. Còn đối tượng phục vụ của kiểm toán nội bộ gồm: - ban giám đốc: “ Khách hàng được ưu tiên của kiểm toán viên”. - các bộ phận được kiểm toán với các yêu cầu thường là khác nhau, nhưng kiểm toán viên sẽ không có hiệu quả nếu thiếu hoặc không có sự hợp tác của người được kiểm toán. Phạm vi thực hiện của kiểm toán nội bộ là: - Kiểm toán các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp và các đơn vị thành viên. - Kiểm toán tuân thủ - Kiểm toán hoạt động 2.2. Chức năng của kiểm toán nội bộ. Số liệu, tài liệu kế toán của doanh nghiệp là căn cứ pháp lý để đánh giá tình hình và kết quả họat động sản xuất kinh doanh, tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, với các bên liên quan của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đầy đủ, trung thực, hợp lý của các số liệu kế toán và các thông tin trong báo cáo tài chính đã được công bố. Chính vì lý do đó, nhà nước yêu cầu các doanh nghiệp phải thường xuyên tổ chức kiểm toán nội bộ nhằm đánh giá về chất lượng và độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính; về bảo vệ an toàn tài sản của doanh nghiệp; về chấp hành luật pháp, chính sách, chế độ của Nhà nước, cũng như các quyết định của hội đồng quản trị, của tổng giám đốc doanh nghiệp đối với hoạt động của doanh nghiệp. Trước đây, chức năng của kiểm toán nội bộ được giới hạn trong việc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức. Trong những năm gần đây, IIA đã mở rộng chức năng của kiểm toán nội bộ là đánh giá và cải thiện mọi hoạt động của đơn vị. Phạm vi của hai chức năng này luôn gắn liền với những nội dung công việc mà họ phải thực hiện, cụ thể như sau: - Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro có thể làm cho các thông tin hoạt động trở nên không đáng tin cậy; đề xuất những biện pháp để cải thiện cách thức ghi nhận, đo lường, phân loại và báo cáo về những thông tin này. 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro có thể làm cho tài sản của đơn vị bị tham ô, biển thủ…; đề xuất những biện pháp để cải thiện sự hữu hiệu trong phương thức bảo vệ tài sản. - Nhận định, phân tích và đánh giá những vấn đề có thể làm cho các hoạt động của đơn vị không hữu hiệu hoặc thiếu hiệu quả; đề xuất những biện pháp để sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguồn lực của đơn vị. - Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro có thể làm cho luật lệ và các quy định không được tuân thủ, đề xuất những biện pháp cải thiện nhằm xây dựng hệ thống quản lý hữu hiệu hơn. Điều 6-Quy chế kiểm toán nội bộ của Việt Nam quy định kiểm toán nội bộ có ba chức năng là: kiểm tra, xác nhận và đánh giá. - Chức năng kiểm tra bao gồm kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm tra các thông tin kinh tế, tài chính và kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh. Kiểm tra tạo cơ sở cho việc xác nhận và đánh giá. Chức năng kiểm tra gắn với hoạt động bảo đảm của kiểm toán nội bộ theo định nghĩa của IIA. - Chức năng xác nhận chủ yếu nhằm vào các thông tin kinh tế tài chính trên các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Việc xác nhận trong trường hợp này mang lại sự tin cậy vào các báo cáo cho các nhà quản lý của đơn vị trước khi ký duyệt. So sánh với định nghĩa của IIA, chức năng xác nhận cũng thuộc về phạm vi của hoạt động bảo đảm của kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên, sự bảo đảm của kiểm toán nội bộ chỉ nhằm phục vụ cho các nhà quản lý của đơn vị chứ không hướng tới đối tượng bên ngoài, vì kiểm toán nội bộ do chính các nhân viên đơn vị thực hiện. - Chức năng đánh giá chủ yếu hướng đến tính phù hợp, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. Chức năng này cũng thuộc về hoạt động bảo đảm của kiểm toán nội bộ. Đánh giá chính là cơ sở để kiểm toán nội bộ đưa ra các kiến nghị nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện hoạt động của đơn vị. Phạm vi kiểm tra, xác nhận và đánh giá của kiểm toán nội bộ bao gồm: - Độ tin cậy của thông tin tài chính kế toán do kế toán tổng hợp xử lý và trình bày. 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Tính tuân thủ luật pháp và các quy chế, các quy định của Nhà nước, các quy định của bản thân doanh nghiệp. - Tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. - Tính hiệu quả của các hoạt động kinh tế và việc sử dụng các nguồn lực, lựa chọn các phương án, các quyết định kinh tế. So sánh giữa những chức năng trong quy chế kiểm toán nội bộ của Việt Nam với các chức năng theo định nghĩa của IIA, ta có thể thấy Quy chế chưa đề cập đến chức năng cải thiện. Nguyên nhân là chức năng này trước đây được ngầm hiểu là gắn chặt với chức năng đánh giá. 2.3. Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ Để làm đúng và trọn vẹn chức năng của mình, kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ sau: - Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị, trong doanh nghiệp. - Kiểm tra và xác nhận độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị doanh nghiệp trước khi trình ký duyệt và công bố. - Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động,quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chính sách, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban giám đốc doanh nghiệp. - Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận, trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. 3. Các hình thức của kiểm toán nội bộ Hoạt động kiểm toán nội bộ có thể tiến hành dưới nhiều hình thức khác nhau. Mỗi hình thức kiểm toán đem lại những kết quả nhất định và thỏa mãn những yêu cầu khác nhau. Tùy từng điều kiện, hoàn cảnh và trong từng khoảng thời gian, không gian cụ thể, cần và có thể vận dụng các hình thức kiểm toán một cách thật linh hoạt sao cho có hiệu quả. 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 3.1. Kiểm toán phòng ngừa (tiền kiểm) và kiểm toán sau hoạt động (hậu kiểm) * Kiểm toán phòng ngừa (tiền kiểm) Đây là loại hình kiểm toán bao gồm những biện pháp phòng ngừa được áp dụng trước ngay sau khi một nghiệp vụ kế toán phát sinh, nhằm bảo đảm cho bộ máy kế toán hoạt động chuẩn xác và hợp thức, loại trừ các sai phạm trước hoặc sau khi chúng xuất hiện. * Kiểm toán sau hoạt động (hậu kiểm): Các công việc kế toán đã được thực hiện xong một thời gian khá lâu, các nghiệp vụ kế toán đã được ghi vào sổ kế toán và sổ tổng hợp lên báo cáo tài chính. Trong trường hợp này, cuộc kiểm toán chỉ nhằm xem xét các sổ kế toán có trung thực hợp lý hay không đồng thời phát giác các vi phạm, gian lận (nếu có). 3.2. Kiểm toán toàn diện và kiểm toán đặc biệt Kiểm toán toàn diện nhằm vào hoạt động kinh doanh, hoạt động kế toán với mục đích xem xét sự chính xác của các tài liệu kế toán đồng thời tìm hiểu xem các tài liệu này đã phản ánh trung thực tình hình họat động của cơ quan, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp chưa. Trái lại, kiểm toán đặc biệt tập trung vào số nghiệp vụ nhất định, ví dụ như kiểm toán hoạt động bán hàng, kiểm toán ngân quỹ, kiểm toán chi phí, lợi nhuân… 3.3. Kiểm toán thường xuyên và kiểm toán định kỳ Kiểm toán thường xuyên là thực hiện các việc thẩm tra, xem xét liên tục, hàng tuần, hàng tháng, trong suốt năm. Hình thức này tỏ ra khá hữu hiệu vì có thể giúp cho việc phát hiện mau chóng kịp thời các sai sót, nhờ đó có thể hạn chế, ngăn chặn các sai phạm. Nhờ được thực hiện thường xuyên các cuộc kiểm toán này có tác dụng phòng ngừa, ngăn chặn rất hiệu quả. Kiểm toán định kỳ chỉ nhằm theo dõi tình hình qua các báo cáo tài chính kế toán hàng tháng, hàng quý hoặc cả năm nghiên cứu đánh giá bảng cân đối kế toán giữa năm hoặc cuối năm, để đưa ra những nhận xét, kết luận, đánh giá về công việc kinh doanh của doanh nghiệp. 16