70650

Phần II Kế toán tiền lơng 2.1 - Hạch toán chi tiết tiền lơng. 2.1.1 - Hạch toán số lợng lao động. Chỉ tiêu số lợng lao động của doanh nghiệp đợc phản ánh trên sổ danh sách lao động của doanh nghiệp do phòng lao động- tiền lơng lập căn cứ vào số lao động hiện có của doanh nghiệp. Nó bao gồm cả số lao động dài hạn và lao động tạm thời, cả lực lợng lao động trực tiếp và gián tiếp. Sổ danh sách lao động không chỉ tập trung cho toàn doanh nghiệp mà còn đợc lập riêng cho từng bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp nhằm thờng xuyên nắm chắc đợc số lợng lao động hiện có của từng đơn vị. Cơ sở để ghi sổ danh sách lao động là chứng từ ban đầu về tuyển dụng thuyên chuyển công tác, nâng bậc, cũng nh thôi việc,...Các chứng từ trên đại bộ phận do phòng tổ chức lao động tiền lơng lập mỗi khi tuyển dụng, nâng bậc, thuyên chuyển công tác,... Mọi biến động phải đợc ghi chép kịp thời, đầy đủ vào sổ danh sách lao động để trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lơng phải trả và các chế độ khác cho ngời lao động đợc hởng một cách tốt nhất. 2.1.2 - Hạch toán sử dụng thời gian lao động. Hạch toán sử dụng thời gian lao động phải bảo đảm ghi chép phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công lao động thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng ngời lao động, từng đơn vị phòng ban trong doanh nghiệp. Hạch toán sử dụng thời gian lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động làm cơ sở để tính lơng (thởng) cho ngời lao động trong đơn vị mình. Để làm tốt quá trình hạch toán sử dụng thời gian lao động thì chứng từ kế toán cần sử dụng là: + Bảng chấm công: Đây là chứng từ ban đầu rất quan trọng để hạch toán thời gian lao động trong từng đơn vị, phòng ban. Mặt khác sử dụng để hạch toán thời gian làm việc, nghỉ việc vì các lý do chính đáng. + Phiếu làm thêm giờ (hoặc làm đêm): Chứng từ này đợc hạch toán theo từng ngời hoặc số giờ làm việc. Theo luật lao động đã quy định, làm thêm giờ trong các ngày chủ nhật có phụ cấp cao hơn làm thêm giờ trong các ngày thờng. 11 + Phiếu ghi hởng bảo hiểm xã hội: Đợc dùng trong các trờng hợp nghỉ việc do ốm đau, con ốm, nghỉ tai nạn lao động,... Các trờng hợp này đều phải có chứng từ xác nhận của các cơ quan có thẩm quyền (nh bệnh viện) và đợc ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu đã quy định. 2.1.3 - Hạch toán kết quả lao động. Song song với việc hạch toán số lợng và thời gian lao động, việc thanh toán kết quả lao động là một nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý và hạch toán lao động ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Hạch toán kết quả lao động phải đảm bảo phản ánh chánh xác về chất lợng và số lợng sản phẩm hoặc khối lợng công việc hoàn thành của từng ngời lao động, từng đơn vị phòng ban làm căn cứ tính lơng, tính thởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lơng phải trả với kết quả lao động, kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao động của từng ngời, từng đơn vị, phòng ban và tổng hợp kết quả của cả doanh nghiệp. Để hạch toán kết quả lao động trong các doanh nghiệp ngời ta sử dụng các chứng từ sau: + Bảng theo dõi công tác của tổ, phòng ban. + Giấy giao ca: Có một số hoạt động của doanh nghiệp không theo dõi đợc từng ngời, từng tổ mà phải tính theo ca. + Phiếu nhập kho sản phẩm. + Hợp đồng khoán. 2.1.4 - Tính lơng, tính thởng và lập bảng thanh toán lơng. Quá trình tổ chức tính lơng, tính thởng và các khoản khác phải trả cho ngời lao động đợc thực hiện tại phòng kế toán doanh nghiệp (phòng tiền lơng). Đối với những doanh nghiệp lớn thì việc tính lơng, tính thởng và các khoản khác phải trả cho ngời lao động có thể giao cho nhân viên hạch toán phân xởng hoặc bộ phận kế toán các đơn vị phụ thuộc đảm nhiệm dới sự chỉ đạo của kế toán trởng doanh nghiệp. Thời gian để tính lơng, tính thởng và các khoản khác phải trả cho ngời lao động theo tháng. Căn cứ để tính là các chứng từ hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan nh giấy nghỉ ốm, biên bản nghỉ việc không lơng,...Tất cả các chứng từ trên phải đợc kế toán kiểm tra trớc khi tính lơng, tính thởng và phải bảo đảm đợc các yêu cầu về chứng từ kế toán. Sau khi đã kiểm tra các chứng từ tính lơng, tính thởng, tính trợ cấp, phụ cấp thì kế toán tiến hành tính lơng, tính thởng và tính trợ cấp phải trả cho ngời lao 12 động theo hình thức trả lơng, tiền thởng đang đợc áp dụng tại doanh nghiệp và phải lập bảng thanh toán tiền lơng, tiền thởng trên cơ sở đó. Bảng thanh toán tiền lơng (mẫu số 02-LĐTL) của chế độ chứng từ kế toán là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lơng, phụ cấp cho ngời lao động cũng nh làm cơ sở để kiểm tra việc thanh toán tiền lơng đó. Bảng thanh toán tiền lơng đợc lập cho từng đơn vị phòng ban tơng ứng với bảng chấm công trong doanh nghiệp Bảng thanh toán tiền thởng là chứng từ xác nhận số tiền thởng cho từng ngời lao động. Bảng này chủ yếu dùng trong các trờng hợp thởng theo lơng có tính chất thờng xuyên. Trong các trờng hợp thởng đột xuất, kế toán phải lập bảng tính tiền thởng phù hợp với phơng án tính thởng đó. 2.2 - Hạch toán tổng hợp tiền lơng. 2.2.1 - Tài khoản sử dụng. a) Chi phí nhân công. + Chi phí nhân công tiếp trực: Số hiệu tài khoản 622. Tài khoản chi phí nhân công trực tiếp dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào giá thành sản phẩm. Nó bao gồm : Chi phí về tiền lơng và các khoản trích theo lơng. Tài khoản này đợc mở chi tiết theo đối tợng hạch toán chi phí. + Chi phí nhân viên quản lý phân xởng : Số hiệu tài khoản 627. Tài khoản này dùng để tập hợp chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên quản lý phân xởng và kết chuyển vào giá thành sản phẩm. + Chi phí nhân viên bán hàng : Số hiệu tài khoản 6411 Tài khoản này dùng để tập hợp chi phí tiền lơng và các khoản phải trích theo lơng của nhân viên bán hàng và kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả. + Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp : Số hiệu tài khoản 642. Tài khoản này dùng để tập hợp chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên quản lý doanh nghiệp và kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả. + Chi phí nhân công sử dụng cho hoạt động xây dựng cơ bản : Nó đợc hạch toán vào tài khoản 241 - Xây dựng cơ bản dở dang. + Chi phí nhân công trả cho hoạt động cho thuê tài chính : Chi phí này đợc hạch toán vào tài khoản 811 - Chi phí hoạt động tài chính. 13 b) Phải trả công nhân viên : Số hiệu tài khoản 334. Tài khoản này phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền lơng và các khoản khác. + Bên nợ : - Phản ánh các khoản khấu trừ vào lơng. - Phản ánh khoản trả lơng cho công nhân viên. + Bên có : - Phản ánh các khoản còn phải trả cho công nhân viên về lơng và các khoản khác. + D có : - Phản ánh các khoản còn phải trả cho công nhân viên. Cá biệt có những trờng hợp tài khoản 334 có thể có d nợ phản ánh số tiền đã trả quá số tiền phải trả cho công nhân viên. 2.2.2 - Trình tự hạch toán. Bớc 1: Trên cơ sở chứng từ bảng thanh toán tiền lơng, kế toán làm căn cứ lập bảng phân bổ tiền lơng và ghi bút toán sau. + Nợ TK 622 : tiền lơng, tiền thởng phải trả cho lao động trực tiếp. + Nợ TK 627 : tiền lơng, tiền thởng phải trả cho nhân viên phục vụ và quản lý ở các bộ phận sản xuất. + Nợ TK 64: tiền lơng, tiền thởng phải trả cho nhân viên bán hàng. + Nợ TK 642 : tiền lơng, tiền thởng, phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp. + Có TK 334 : tiền lơng, tiền thởng trả cho ngời lao động. Bớc 2: Trong các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất, áp dụng côngthức: Mức trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất Trong đó: Tỷ lệ trích trớc = Tổng số tiền lơng Tỷ lệ = phải trả cho CNSX x trích trớc hàng tháng Tổng tiền lơng nghỉ phép của CNSX theo kế hoạch năm. Tổng tiền lơng của CNSX theo kế hoạch năm. Khi trích trớc, kế toán ghi: + Nợ TK 622: Nhân công trực tiếp. + Có TK 335: Chi phí phải trả. Khi công nhân sản xuất nghỉ phép thực tế, kế toán ghi: + Nợ TK 335: 14 + Có TK 334: Bớc 3. Tính tiền thởng phải trả cho công nhân viên. - Tiền thởng lấy từquỹ khen thởng, kế toán ghi: + Nợ TK 4311: + Có TK 334: Bớc 4: Khấu trừ vào lơng các khoản sau: - Trừ vào lơng các khoản BHXH, bảo hiểm y tế. + Nợ TK 334: + Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (5%). + Có TK 3384: Bảo hiểm y tế (1%). - Trừ vào lơng các khoản bồi thờng. + Nợ Tk 334: + Có TK 1388 Nếu trừ dần vào lơng. + Có TK 152, 211,.... - Trừ các khoản tiền điện, tiền nớc hoặc khoản trừ theo quy định của tào án. + Nợ TK 334: + Có TK 3388: - Nếu công nhân viên phải nộp tiền thuế thu nhập. Tính ra số thuế thu nhập phải nộp. +Nợ TK 334: + Có TK 333: thuế, lệ phí,... phải nộp cho ngân sách Nhà nớc. Khi nộp tiền. + Nợ TK 333: + Có TK 111: - Nếu tiền tạm ứng trớc đây chứ thanh toán, kế toán ghi: + Nợ TK 334: + Có TK 141: - Nếu công nhân viên đi vắng cha nhận lơng thì doanh nghiệp tạm giữ lại, kế toán ghi: + Nợ TK 334: + Có TK 3388: - Khi công nhân viên đi công tác về nhận lơng, kế toán ghi: + Nợ TK 3388: + Có TK 111, 112,.... 15 Bớc 5: Sau khi khấu trừ vào lơng, lập kế hoạch trả lơng và tuỳ theo từng điều kiện của từng doanh nghiệp mà có trả lơng một tháng một kỳ hoặc một tháng hai kỳ: + Kỳ 1 : Tạm ứng lơng. + Kỳ 2 : Thanh toán lơng. Có thể trả lơng cho công nhân viên bằng tiền, sản phẩm. Đồng thời công nhân viên có thể dùng trực tiếp số tiền lơng đó để mua cổ phiếu, trái phiếu: + Nợ TK 334: trả lơng cho công nhân viên. + Có TK 111, 112,... nếu trả lơng cho công nhân viên bằng tiền. + Có TK 511: nếu trả bằng sản phẩm (coi nh bán). + Có TK 411: Công nhân viên mua cổ phiếu, trái phiếu ngắn hạn. + Có TK 311, 341: Nhân viên mua trái phiếu dài hạn. 16