Tổ chức công tác kế toán NVL, CCDC

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 3.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu, CCDC: Khi Công ty đợc nhà nớc giao hoặc Công ty trúng thầu các công trình giao thông thì bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch, đồng thời lập dự toán công trình. Khi công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu của thiết kế thì bộ phận kỹ thuật dựa vào dự toán công trình để bóc tách vật t theo định mức đã đợc xây dựng. Sau đó, bộ phận vật t dựa trên hạn mức công trình làm giấy xin mua vật t trình lên Giám đốc duyệt, nếu Giám đốc chấp nhận thì sẽ cử ngời đi mua vật t. Thờng thì khi đi mua nguyên vật liệu, CCDC Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với bên cung cấp vật t. Trong trờng hợp này các bên sẽ soạn thảo các điều khoản qui định quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên. Chẳng hạn bên cung cấp vật t phải đảm bảo về chất lợng, quy cách mẫu mã, các quy phạm về kỹ thuật, phải cung cấp đúng thời hạn. Còn đối với Công ty thì phải đảm bảo thanh toán tiền đầy đủ, đúng hạn và đúng phơng thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận với nhau. Hiện nay ở Công ty có ban kiểm nghiệm vật t chuyên nghiệp và vậy khi mua vật t về thì tuỳ theo từng trờng hợp mà đợc bộ phận có liên quan kiểm nghiệm. Nếu vật t mua về nhập kho thì thủ kho cùng đại diện của phòng vật t, kế toán kiểm tra trớc khi nhập kho, nếu thấy đầy đủ tiêu chuẩn thì tiến hành nhập kho, đối với vật t có số lợng và giá trị lớn thì phải lập biên bản kiểm nghiệm vật t. Đối với hàng mua về nhập kho căn cứ vào hoá đơn thì thủ kho cùng đại diện phòng vật t kiểm tra, nếu thấy đầy đủ tiêu chuẩn thì tiến hành nhập kho. Cán bộ phòng vật t sẽ lập và ký vào 3 niên phiếu nhập kho vật t, sau đó chuyển cho thủ kho ký và đa vật t vào nhập kho. Trong 3 niên phiếu nhập kho, một niên lu lại tại phòng vật t, một niên thủ khi giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho, theo định kỳ thủ kho mang lên phòng kế toán hoặc kế toán nguyên vật liệu xuống lấy, một niên còn lại cùng với hoá đơn mua vật t và giấy đề nghị thanh toán cho ngời bán đợc chuyển đến phòng kế toán. Đối với nguyên vật liệu, CCDC mua ngoài không qua nhập kho mà xuất thẳng đến chân cônng trình thì thủ tục nhập đợc tiến hành nh sau: khi nguyên vật liệu, CCDC về đến chân công trình thì ngời lĩnh vật t sẽ kiểm nghiệm và ghi 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 số lợng thực nhập vào hai phiếu nhập kho và một giấy giao nhận vật t đợc chuyển cho phòng vật t, một phiếu nhập kho và hoá đơn mua hàng đợc chuyển lên phòng kế toán, kế toán thanh toán căn cứ vào tính hợp lý hợp lệ của chứng từ để thanh toán cho ngời bán. Sau đó phiếu nhập kho đợc chuyển cho kế toán vật liệu để theo dõi chi tiết trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC. Ví dụ: Trong tháng 9/2002 Công ty có nhận đợc hoá đơn nh sau:(biểu số 3) hoá đơn (gtgt) Liên 3 (dùng để thanh toán) Ngày 2 tháng 9 năm 2002 Mẫu số 01 GTKT - 31.1 PT / 99 - B NO: 54232 Đơn vị bán hàng: Công ty Thiết bị vật tư Bộ GT. Địa chỉ: .. . . . . . . . . . . . . .Số tài khoản: . . . . . . . . . . . . . . Điện thoại: . . . . . . . . . . . .MS: . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . Họ tên người mua hàng: Ô. Bảo Đơn vị: Công ty Công trình giao thông 1 Hà nội Số tài khoản: . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Địa chỉ: Số 3 Hoà Mã Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. Mã số: 01001532271 Đơn vị tính: VNĐ ST TTên hàng hoá dịch vụĐVTSố lượngĐơn giáThành TiềnABC123 = 2 *11Nhựa đư ờng SingapoKg100.0003.000300.000.000 Cộng tiền hàng: 300.000.000 đ. Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 30.000.000 đ Tổng cộng tiền thanh toán: 330.000.000đ Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm ba mươi ba triệu đồng chẵn./ Ngời mua hàng (ký tên) Kế toán trởng (ký tên) Thủ trởng đơn vị (ký tên) 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Căn cứ vào hoá đơn thủ kho và cán bộ phòng vật t kiểm tra về số lợng, chất lợng hàng, nếu đứng yêu cầu sẽ viết biên bản kiểm nghiệm (biểu số 4) làm 3 bản giao cho phòng vật t, phòng kế toán, kho. Trong tháng Công ty có biên bản kiểm nghiệm của nhựa đờng nh sau: Biểu số 4: Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu, CCDC Căn cứ vào hoá đơn số 54232 ngày 2/9/2002 của Công ty Thiết bị vật t BGT. Thành phần ban kiểm nghiệm bao gồm. 1 - Đại diện P. vật t: Ô. Nguyễn Trí Bảo. 2 - Đại diện P. kế toán: Bà Mai thị Sáu. 3 - Đại diện kho: Bà Âu thị Chính. Đã kiểm nghiệm số vật t dới đây do Ô. Bảo trực tiếp mua về. Tên nhãn hiệu, Mã Phơng ĐVT Số lợng KQ kiểm nghiệm Số Nhựa đơng 152. Cân Singappo (ký tên) P.Kế toán 100.000 luợng đúng sai 100.000 11 P.Vật t Kg Số lợng quy cách vật t Thủ kho (ký tên) (ký tên) - ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số lợng nhựa đờng Ô. Bảo mua của Công ty thiết bị vật t - BGT đúng tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát, h hỏng gì. Đồng thời viết phiếu nhập kho biểu số 5. 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Biểu số 5: Phiếu nhập kho Số 5/ N Ngày 2/ 9/ 2002 Mẫu số: 01 - VT. QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT Nợ 152: Ngày 1/ 11/ 1995 của BTC Có 331: Đơn vị bán hàng: Công ty Thiết bị vật t BGT Ngời giao hàng: Ô. Bảo Theo hợp đồng số 1198 ngày 1/9/2002. Nhập tại kho: Sài Đồng - Gia Lâm ĐVT: VNĐ. S Nhựa đờng Mã Đ 152.1 kg Số lợng Theo Thực chứng 1 Tên vật t nhập từ 100.000 100.000 3000 300.000.000 Singapo Cộng Ngời nhận hàng (ký tên) 300.000.000 Ngời giao hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký tên) (ký tên) (ký tên) 3.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, CCDC: Nh đã nói, Công ty Công trình giao thông 1 Hà Nội Chỉ nhập kho nhựa đờng còn các nguyên vật liệu, CCDC xuất thẳng đến chân Công trình không qua nhập kho. Khi xuất kho nguyên vật liệu, CCDC cho các đối tợng sử dụng, căn cứ vào phiếu xuất kho theo hạn mức vật t, đối với vật t đổ thẳng chân công trình thì bộ phận vật t lập phiếu nhập - xuất kho cùng một lúc. Phiếu xuất kho đợc lập thành hai niên, một niên lu lại phòng vật t và một niên đôi trởng sản xuất mang đến kho. Sau đó, khi xuất nguyên vật liệu, CCDC thủ kho ký vào phiếu xuất kho. Định kỳ 7 ngày một lần kế toán nguyên vật liệu xuống kho nhận phiếu xuất kho. 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Ví dụ: trong tháng 9/2002 Đội duy tu Gia Lâm đợc lệnh duy tu 2000 m2 đờng Gia Lâm với tiêu chuẩn nh sau: - Chiều dày mặt đờng là 10 cm. - Chiều dày mặt đờng đã nèn ép 10 cm, tiêu chuẩn nhựa 5,5 kg/m2. - Căn cứ vào bảng định mức vật t, phòng vật t lập phiếu xuất kho theo hạn mức (biểu số 6) nh sau: Công ty Công trình giao thông 1 HN. Biểu số 6: phiếu xuất kho theo hạn mức. Bộ phận sử dụng: Đội duy tu Gia Lâm - duy tu đờng tháng 9/ 2002 Đối tợng sử dụng: 2000m2 đờng Gia Lâm dày 10 cm, nhựa 5,5 kg/m2 Xuất tại kho: Sài Đồng - Gia Lâm. Số phiếu: 05. STT Tên quy cách VT 1 2 3 4 5 6 7 8 ĐVT Nhựa đờng Đá răm tiêu chuẩn Đá 4 * 2 Đá 1 * 2 Đá 0.5 * 2 Củi Dầu Diezel Dầu phụ Ngời nhận hàng (ký tên) kg m3 m3 m3 m3 kg Lít Lít Mã số Hạn mức Số lợng 152.1 152.1 152.1 152.1 152.1 125.3 152.3 152.2 đợc duyệt 11.770 263.8 7.2 47.4 44 9.200 250 10,5 thực xuất 11.770 263.8 7.2 47.4 44 9.200 250 10,5 Ngời giao hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký tên) (ký tên) (ký tên) Căn cứ vào phiếu xuất kho theo hạn mức, thủ kho viết phiếu xuất kho cho từng lần xuất kho ( biểu số 7). Biểu số 7: phiêu xuất kho. Đơn vị: Công ty Công trình giao thông 1 HN 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Số 125 Mẫu số: 02 - VT Ngày 30 tháng 9 năm 2002 QĐ số: 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/ 11/ 1995 của BTC Nợ 621: Có 152.1: Họ và tên ngời nhận hàng: Tuấn - Đội duy tu Gia Lâm Lý do xuất kho: Duy tu định kỳ đờng Gia Lâm Xuất tại kho: Sài Đồng - Gia Lâm ĐVT: đồng S Tên, nhãn hiệu, Mã Đ Số lợng số 1 152.1 kg Nhựa đờng Yêu Thực cầu xuất 11.770 11.770 3.010 35.427.700 Singapo Cộng Ngời nhận hàng 35.427.700 Ngời giao hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký tên) (ký tên) (ký tên) Phiếu xuất kho số 112 Mẫu số: 02 - VT Đơn vị: Công ty công trình GT 1 Hà Nội Ngày 8 tháng 9 năm 2002 QĐ số: 1141 - TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ 621: Có 153: 16 (ký tên)