20433

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 hạch toán giá thành chính xác, khâu đầu tiên cũng phải hạch toán vật liệu chính xác và khoa học. Kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ; từ yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ; từ chức năng của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau: + Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu. Tính giá thành thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về các mặt: số lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp. + áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hớng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúng phơng pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. + Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật t, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật t thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị vật t thực tế đa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. IV.Thủ tục quản lý nhập-xuất kho nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ và các chứng từ kế toán liên quan: 1.Thủ tục nhập kho: a- Thủ tục nhập giấy của khách hàng: Tuỳ theo từng hợp đồng ký kết, giấy có thể do khách hàng giao cho còn công ty chỉ làm gia công in ấn hoặc cũng có thể công ty mua giấy về in. Nếu nh giấy do khách hàng giao cho, công ty nhập giấy vào kho giấy để chờ ngày đa vào sản xuất. Hai bên sẽ lập biên bản chuyển giao giấy. Theo hình thức này, bộ phận cung ứng vật t, thủ kho và kế toán vật t của công ty chỉ theo dõi về số lợng của giấy nhập kho, không theo dõi về mặt giá trị. 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 b-Thủ tục nhập kho vật liệu mua ngoài: 2.Thủ tục xuất kho: . Thủ tục xuất kho vật liệu: Vật liệu của công ty chủ yếu đợc sử dụng để sản xuất sản phẩm, các loại vật liệu này khi xuất kho phải đợc kiểm tra cẩn thận về số lợng, chất lợng và phải đầy đủ chứng từ cần thiết. Khi có nhu cầu về xuất vật t (trừ vật liệu là giấy) các phân xởng lập giấy xin lĩnh vật t (biểu 6) đa lên phó giám đốc phụ trách sản xuất để duyệt. Nếu xét thấy loại vật liệu đó phù hợp với yêu cầu sản xuất của phân xởng thì phó giám đốc ký duyệt đồng ý cho lĩnh. Phòng vật t sẽ lập phiếu xuất vật t căn cứ vào phiếu xin lĩnh của các phân xởng, phòng ban ghi yêu cầu về vật liệu vào phiếu, căn cứ vào số lợng vật liệu đợc duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất đủ vật liệu. Khi xuất kho, thủ kho và ngời lĩnh ký xác nhận vào sổ thực phát trên phiếu lĩnh vật t này. Tất cả các loại vật t (trừ giấy) khi lập phiếu xuất, xin lĩnh vật t phòng vật t lập thành 1 liên: - 1 liên lu tại phòng vật t . - 1 liên giao cho ngời lĩnh vật t đem xuống thủ kho để lĩnh. Sau khi hai bên ký nhận số thực xuất, thực lĩnh, thủ kho ghi vào thẻ kho rồi chuyển phiếu lĩnh vật t (biểu 7) lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu. Đối với vật liệu là giấy, căn cứ vào hợp đồng sản xuất đã ký, căn cứ vào tiến độ sản xuất của từng phân xởng và máy in. Phòng sản xuất lập kế hoạch cho in từng ấn phẩm theo máy in. Sau khi bố trí đợc công việc phòng sản xuất lập phiếu xuất (biểu 8) theo số lợng ấn phẩm cần sản xuất, phiếu lập thành hai liên: - 1 liên lu tại phòng sản xuất. - 1 liên giao cho thủ kho làm thủ tục xuất kho. Sau đó chuyển lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu. Ngoài ra, đối với giấy của khách hàng giao cho, công ty chỉ theo dõi về mặt số lợng. Khi bắt đầu sản xuất, phòng sản xuất viết phiếu xuất giấy theo hợp đồng đã ký với khách hàng. Phiếu xuất giấy cũng đợc lập thành 2 liên: - 1 liên lu tại phòng sản xuất. 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - 1 liên giao cho thủ kho. 3.Các chứng từ kế toán có liên quan: a.Chứng từ kế toán bắt buộc: Theo chế độ, chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định 1141/ TC/QĐ/CĐ kếtoán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT); - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT); - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT); - Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 - VT); - Hoá đơn (GTGT) MS 01 GTKT 2LN; - Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT 2LN; - Hoá đơn cớc phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH); Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo Quy định của Nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh: Phiếu xuất vật t theo hạn mức (Mẫu 04 - VT), Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu 05 - VT), Phiếu báo cáo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 - VT) Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, tình hình sở hữu khác nhau. Đối với các chứng từ thống nhất, bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phơng pháp lập. Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do kế toán trởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. V.Phơng pháp kế toán chi tiết NL,VL và CC,DC: Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ do nhiều bộ phận tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng ngày đợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 phòng kế toán doanh nghiệp. Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, thủ kho và kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán kịp thời, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng ngày theo từng loại vật liệu. Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép và thẻ kho, cũng nh việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và phòng kế toán. Hiện nay, trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phơng pháp sau: - Phơng pháp thẻ song song. - Phơng pháp sổ đối chiếu lu chuyển. - Phơng pháp sổ số d. Mọi phơng pháp đều có những u, nhợc điểm riêng. Trong việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phơng pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Và nh vậy cần thiết phải nắm vững nội dung, u nhợc điểm và điều kiện áp dụng của mỗi phơng pháp đó. 1.Phơng pháp ghi thẻ song song: - ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ xuất, nhập đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ cho phòng kế toán. -ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ có 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng. Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng nhóm, loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Có thể khái quát, nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau: Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp thẻ song song Thẻ Kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợpN-X-T Sổ kế toán tổng hợp 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Với t cách kiểm tra, đối chiếu nh trên, phơng pháp thẻ song song có u điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép; quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo số liệu và giá trị của chúng. Tuy nhiên theo phơng pháp thẻ song song có nhợc điểm lớn là việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng; khối lợng công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại vật t nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra thờng xuyên hàng ngày. Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán. Phơng pháp thẻ song song đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, khối lợng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất ít, không thờng xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 2.Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho giống nh phơng pháp thẻ song song. - ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho dùng cả năm nhng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê Thẻ kho xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi và về chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân Chứng từ Chứng từ chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. nhập xuất Trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo sơ đồ sau: Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toan tổng hợp 16 Bảng kê xuất