Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán NVL tại công ty Dụng cụ cắt & đo lường cơ khí

Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng Đối chiếu 1.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Tại kho: Theo phơng pháp này, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng loại danh điểm NVL nh phơng pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: Để tiện cho việc theo dõi, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và giá trị của từng danh điểm vật t theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật t, mỗi thứ chỉ đợc ghi một dòng sổ. Cuối tháng đối chiếu số lợng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hơn so với phơng pháp thẻ song song. Tuy thế, việc ghi chép còn trùng lặp, công việc đều dồn về cuối tháng nên việc cung cấp thông tin chậm. Nó thích ứng với các doanh nghiệp có chủng loại vật t phong phú, mật độ nhập-xuất lớn, hệ thống kho tàng phân tán, quản lý tổng hợp, không đối chiếu thờng xuyên. Sơ đồ 1.2 Chứng nhập Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển từ Thẻ kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ xuất Ghi chú: Sổ tổng hợp Bảng kê xuất Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu 1.3. Phơng pháp sổ số d. Đặc điểm của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép ở phòng kế toán. ở kho chỉ hạch toán về số lợng còn ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị vật t tạo điều kiện đối chiếu thờng xuyên, 11 xoá bỏ sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Công việc đợc tiến hành cụ thể nh sau: - Tại kho: Vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi số lợng vật t nhập kho, xuất kho vvà tồn kho giống nh các phơng pháp trên. Theo định kỳ, thủ kho tiến hành tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm vật t và lập phiếu giao nhận chứng từ, rồi nộp cho kế toán kèm theo chứng từ gốc. - Tại phòng kế toán:Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá trị, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ đó, kế toán tiến hành ghi vào Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật t . Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ và mỗi danh điểm vật t đợc ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng số tiền của từng loại vật t trên bảng luỹ kế. Số tồn kho này đợc dùng để đối chiếu với sổ số d và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Sơ dồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phơng pháp sổ số d Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Ghi chú: Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế N-X-T Sổ tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng ; Đối chiếu IV/ Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL Hạch toán tổng hợp NVL là sự ghi chép sự biến động về mặt giá trị của NVL trên các sổ kế toán tổng hợp. 12 Trong hệ thống kế toán hiện hành, NVL thuộc nhóm hàng tồn kho. Do đó, chúng ddợc hạch toán theo một trong hai phơng pháp hạch toán hàng tồn kho sau: 1. Phơng pháp kê khai thờng xuyên. Là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm NVL một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản kế toán. Vì vậy, tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán ta cũng xác định đợc giá trị NVLTuy hạch toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép nhiều sổ sách nhng phơng pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Và thờng áp dụng phơng pháp này cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn nh: máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lợng cao... a/ Tài khoản sử dụng. Để theo dõi tổng quát tình hình biến động NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152 Nguyên vật liệu. Bên Nợ : + Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận cấp.... + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có : + Trị giá thực tế của NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, góp vốn liên doanh .... + Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê. Số d bên Nợ : Trị giá thực tế của NVL tồn kho. Tài khoản 152 không quy định các tài khoản cấp 2. Tuy vậy, theo yêu cầu quản lý và phân loại NVL của từng doanh nghiệp, có thể quy định tài khoản chi tiết cho từng tài khoản theo từng nhóm, từng thứ NVL... - Tài khoản 151 Hàng mua đi đờng: Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã thu mua hay chấp nhận mua nhng cuối tháng cha về nhập kho. Bên Nợ : Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng. Bên Có : Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. D Nợ : Giá trị hàng đang đi đờng ( đầu kỳ và cuối kỳ ). b/ Phơng pháp hạch toán. Sự biến động của NVL đợc tổng hợp thông qua sơ đồ 1.4 và sơ đồ 1.5. Các sơ đồ này phản ánh sự tăng, giảm của NVL và thể hiện rõ nguyên nhân của các sự biến động đó. 13 Sơ đồ hạch toán tăng NVL ( Theo phơng pháp KKTX ) TK 111,112 TK 152 Trị giá nhập kho Tổng giá thanh toán TK 133 VAT đầu vào TK 331 Trả tiền Hàng mua đang đi đờng TK 151 Hàng đi đờng tháng trớc về nhập kho TK 154 Chi phí gia công chế biến TK 152 NVL xuất để chế biến TK 411 NVL chế biến nhập kho Nhập kho NVL do nhận góp vốn liên doanh, viện trợ... TK 154,621 NVL không dùng hết nhập lại kho TK 128,222 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL TK 3381 Phát hiện thừa khi kiểm kê Chênh lệch do đánh giá tăng TK3333 Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL 14 Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán giảm NVL ( Theo phơng pháp KKTX ) TK 152 TK 621 Xuất kho chế tạo sản phẩm TK 627, 641, 642 Xuất dùng cho quản lý PX, BH và QLDN TK 821 NVL thiếu không xác định rõ nguyên nhân TK 632 NVL xuất đem đi bán TK 241 Dùng cho xây dựng cơ bản và sửa chữa TSCĐ TK 154 NVL xuất để gia công chế biến TK 412 Đánh giá giảm NVL TK 138 Cho vay NVL hay NVL thiếu chờ xử lý TK 128, 222 Tham gia góp vốn liên doanh, đầu t... 15 2. Phơng pháp kiểm kê định kỳ. Là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các vật t, hàng hoá trên các tài khoản phản annhs từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị vật t cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị đã xuất dùng trong kỳ: Giá trị NVL xuất trong kỳ = Tổng giá trị NVL nhập + Chênh lệch trị giá tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ Theo phơng pháp này, mọi biến động vâtạ t không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho; giá trị vật t mua và nhập kho trong kỳ đợc theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng( TK 611- Tài khoản mua hàng ). Do đó, độ chính xác không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép. Và nó chỉ thích hợp với các đơn vịi kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng hay xuất bán. a/ Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 611 Mua hàng. Bên Nợ: + Trị giá NVLtồn đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê). + Trị giá NVL mua vào trong kỳ. Bên Có: + Trị giá NVL trả lại ngời bán hoặc đợc giảm giá. + Trị giá NVL tồn cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê). + Trị giá NVL đã gửi bán nhng cha xác định là tiêu thụ. Tài khoản này không có số d và đợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2. TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu... TK 6112: Mua hàng hoá. Theo phơng pháp này, NVL đợc hạch toán nh sau (sơ đồ 1.6). Sơ đồ 1.6. Sơ đồ hạch toán NVL theo phơng pháp KKĐK 16